تا به حال درمورد نحوه شروع سخنرانی در جلسات فکر کردین؟ اگه جلسه رو به خاطر کسائی که دیر اومدند از اول شروع کنین، نشون میدید که شرکت کنندگان در جلسه می تونن شما رو کنترل کنن، اگه بدون هدف خاصی بحث درمورد یک موضوع رو شروع کنین، افرادی که با هدف مشخصی در جلسه شرکت کردن، می تونن بحث رو از کنترل شما خارج کنن. اگه شما تنها سخنگوی جلسه باشین، شرکت کنندگان تصور می کنن در حال گوش دادن به رادیو هستن! اگه می خواید جلسه ی مفید ی برگزار کنین، باید شروع خوب و محکمی داشته باشین. شروع خوب یک جلسه، مثل قطعه ی اول ارکستره. لحن ارکستر، موضوعات اصلی و چیزی که رو که در انتظار شماس، معرفی می کنه. این مقاله رو بخونین تا با نحوه شروع سخنرانی در جلسات آشنا شید.

 

۱. هدف جلسه رو مشخص کنین

جالبه بدونین خیلی از جلسها وقت زیادی رو از شما می گیرن، بدون اینکه کسی اصلا بدونه اصل موضوع از چه قراره. پس هدف جلسه رو در دستورکار بیارین و اونو در اول جلسه یادآوری کنین. بین جلسهای ایده پردازی و جلسات تصمیم گیری فرق قائل شید. جلسهایی رو که واسه تعیین راه حلای بلندمدت برگزار می شن، از جلسات تعیین اهداف و مسئولیتای کوتاه مدت جدا کنین. در همون اول اشاره کنین که جلسه درمورد چه چیزایی «نیس». مثلا بگید «این جلسه درباره ظرفیت تولید ماهانه. امروز می خواهیم روی تجارت کار کنیم. درمورد مسائل تاکتیکی، در جلسه ی بررسی کارکرد که چهارشنبه برگزار می شه، بحث می کنیم.»

sssssssssssssssssss

۲. هدف هرکدام از موارد دستورکار رو مشخص کنین

با اینکه نوع مواردی که در دستورکار مطرح می شن واسه تموم جلسات باید مثل باشن، ولی هرکدام از اونا مراحل جداگونه و بحثای متفاوتی رو در بر داره. قبل اینکه به هرکدام از موارد دستورکار بدین، هدف اونو مشخص کنین. اگه هدف شما ایده پردازیه، با مشخص کردن این هدف بحث در مورد اونو راحت تر به جریان میندازین. اگه می خواید تفکر خلاق رو پرورش بدین، اجازه ندین اعضایی که بسیار عمل گرا هستن، فورا جلسه رو در دست بگیرن. عوضش، اگه مورد دستورجلسه به تصمیم گیری نیاز داشته باشه، ملاکای تصمیم رو روشن بگید. مشخص کنین که همه اجازه رأی دادن دارن یا اینکه تصمیم گیری برعهده ی یک نفره و بقیه ی افراد تنها می تونن پیشنهاد هاشون رو ارائه بدن؟

می تونین بگید: «این تصمیم برعهده ی آقای امینیه، اطلاعات و پیشنهادهای خود رو در اختیار ایشان بذارین تا در این مورد تصمیم بگیره.»

۳. از افراد بخواهید پیشنهادهایشان رو محدود کنن

نحوه شروع سخنرانی در جلسات با ۶ قدم کاربردی  آموزشی

یکی دیگر از روشای شروع سخنرانی در جلسات، اینه که واسه افراد مشخص کنین توقع دارین تا چه میزان در بحثا شرکت کنن. می تونین درمورد تحقیقی صحبت کنین که در دانشگاه MIT انجام شده بود. این تحقیق نشون دهنده این بود که میشه هوش جمعی تیم رو از روی میزان مشارکت اعضای تیم، پیش بینی کرد. از افراد بخواهید مشارکت خود رو در بحثا طوری تنظیم کنن که همه به اندازه ای برابر، فرصت صحبت کردن داشته باشن. از شرکت کنندگان بخواهید فقط با همدیگه موافقت نکنن و نظرات مخالف یا متفاوت شون رو هم بگن. می تونین بگید: «من به دنبال دیدگاه های متفاوت و تفکرات جدید هستم. پس اگه همه شما با یک موضوع موافق باشین، اون بحث رو به پایان می رسانیم.»

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   جوان

۴. قوانین اصلی رو دوباره توضیح بدین

قوانین ساده رو بنویسین و در اول جلسه به همه یادآوری کنین که باید از اونا پیروی کنن. خیلی اوقات پیش میاد که تیما وقت می ذارن و قوانین رو می نویسند، ولی در جلسات بعدی اونا رو فراموش می کنن. البته این کار رو زیاد تکرار نکنین. یکی از قوانینی رو که فکر می کنین واسه جلسه ی اون روز ضروریه، انتخاب کنین. مثلا بگید: «می دونم که امروز می خواهیم درمورد موضوعات حساسی صحبت کنیم. پس همه باید سعی کنیم جلسه رو با دید مثبتی شروع کنیم.»

۵. از خشونت منفعلانه جلوگیری کنین

نحوه شروع سخنرانی در جلسات با ۶ قدم کاربردی  آموزشی

یکی از دلایلی که همه از جلسات بیزار هستن، اینه که جلسات معمولا خیلی طولانی هستن و در عین حال به مشکلات اصلی شرکت هم نمی پردازند. خیلی از تیما از «جلسه ی قبل» و «جلسه ی بعد» استفاده می کنن تا درمورد مشکلات آزاردهنده و بد صحبت کنن. این باعث می شه خودِ جلسه فقط اتلاف وقت باشه.

از همه بخواهید مشکلات رو در طول جلسه مطرح کنن نه بعد از جلسه، تا بتونین از خشونت منفعلانه هم جلوگیری کنین. البته این روش همیشه هم کارساز نیس. ولی بهتره بحثای سخت و رقابت برانگیز و نظرسنجی از تموم افراد رو در طول جلسات بکنین، نه اینکه در راهروها درمورد اونا بحث کنین.

۶. درمورد برگزاری میزگرد تصمیم بگیرین

اگه درمورد موضوع میزگرد فکر نکنین، غفلت کردین. منظورم از میزگرد، جلسه ایه که تموم اعضا درباره وضعیت خود صحبت می کنن. میزگردها معمولا خیلی وقت گیر هستن، ارزش کمی دارن و زمینه رو واسه اعضای کم کار تیم جفت و جور می کنن تا جای خود رو در شرکت اثبات کنن. اگه در میزگرد شمام از این اتفاقات میفته، بهتره روش کارتون رو عوض کنین. میزگرد رو طوری مدیریت کنین که به مسائل مربوط به موضوع دستور کار بدن. فقط باید زمان جلسه رو محدود کنین و اگه کسی از موضوع اصلی دور شد، اونو متوقف کنین. مثلا بگید: «این جلسه ی هدفمند فصلی ماست، پس موضوع میزگرد امروز شاید یا شما رو می ترسوند یا هیجان زده تون می کنه.»

شاید شما در جلسات زیادی شرکت می کنین که بیشترشان «بد» هستن. بیشتر اوقات در همون دو دقیقه ی اول جلسه می تونین بفهمین جلسه قراره اتلاف وقت باشه یا نه. اگه شما جلسه رو مدیریت می کنین، بهتره روی یک موضوع خاص تمرکز کنین، تفکرات مختلف رو در نظر بگیرین و از اتلاف وقت پرهیز کنین. با انجام این کار، نه تنها معروفیت خوبی در محل کار پیدا می کنین، بلکه به بیشتر کاراتون هم می رسین.

منبع : hbr.org

دسته‌ها: آموزشی