گزارش متمرکز (Focus Report)

در گزارش متمرکز، کارکرد هر کدوم از کارکنان در مورد وضعیت واقعی هر یک از شاخصای فرایندی که به اونا اختصاص یافته، نشون داده می شه. «وضعیت» این شاخصا، عددیه که نتیجه اون شاخص رو در دوره گزارش دهی قبلی نشون می ده. مثلا، اگه این شاخص در یک کارت امتیازی (scorecard) «درصد کالای مرجوعی از طرف مشتریان» باشه و میزان اون در ماه آوریل، ۳ درصد باشه، وضعیت مربوط به این شاخص در گزارش متمرکز ماه مِی نشون میده که کارکرد اون کارمند در ستون وضعیت باید ۳ درصد باشه. از این راه می تونین بفهمین کارمند شما چه عملکردی داره و بهش کمک کنین که واسه بهبود این شاخص سعی کنه.

معرفی شکل های مختلف گزارش مدیریتی و اثر اونا در آزمایش کارکرد کارکنان سازمان  آموزشی

وقتی وضعیت کارکنان طبق معیارهای تعیین شده ای آزمایش می شه، می تونین مشخص کنین که وضعیت اونا «خوب» یا «بد» است. ما اینجا از اهداف واسه تعیین این معیارها استفاده می کنیم. پس می تونین واسه هر عامل مهم در کارت امتیازی، ۳ سطح هدف رو مشخص کنین: کمه کم، رضایت بخش و عالی. سطح هدف کمه کم، سطحیه که هر عملکردی که پایین تر از اون باشه، غیرقابل قبوله. سطح هدف رضایت بخش موجب می شه که احساس خوبی در مورد کارکرد کارکنان خود داشته باشین و سطح هدف عالی هم نشون دهنده ی بهترین عملکرده.

در مورد فاکتورهایی مثل «تعداد واحدهای تولیدشده»، مقادیر بیشتر بهتره. ولی در مورد بعضی از فاکتورهای دیگر مثل «درصد ضایعات»، مقادیر کمتر بهتره. واسه همین باید یک «هدف کمه کم یا بیشترین حد» رو مشخص کنین. اینطوری مشخص می شه که کارکرد قابل قبول (بسته به نوع فاکتوری که با اون سروکار دارین) به معنی عملکردی بالاتر از سطح کمه کم یا پایین تر از سطح حداکثره. با داشتن این معیارها، سه سناریوی زیر ممکن هستش:

  1. کارکرد فوق العاده وقتی که وضعیت، بهتر از سطح هدف عالیه.
  2. کارکرد خوب یا استثنا مثبت وقتی که وضعیت، بهتر از سطح هدف رضایت بخشه.
  3. کارکرد بد یا استثنا منفی وقتی وضعیت، بدتر از سطح هدف حداقله.

جدا از اینکه «وضعیت» و «هدف»، اطلاعات مهم دیگری هم هست که «روند» نام داره. روند نشون می ده که وضعیت کارکنان شما در حال بهتر شدنه یا بدتر شدن. مثلا، فرض کنین که کارکرد کارمند شما در ماه گذشته بدتر از سطح کمه کم بوده، ولی روند در طول ۵ دوره گذشته خوب بوده یا برعکس، کارکرد اون در ماه گذشته بهتر از رضایت بخش بوده، ولی روند کارکرد اون بده. پس بررسی روند هم اطلاعات مفیدی رو در اختیار ما قرار می ده.

استفاده از گزارشای متمرکز واسه کارکنان، کاری سودمند و مفیده. این کار به شما امکان می ده که درمورد فاکتورهای موفقیتی که واسه اونا تعیین کردین، فرمولا و قواعدی که اونا رو تعریف می کنه، داده هایی که واسه محاسبه کارکرد اونا مورد استفاده قرار میگیره و اقدامات مثبتی که بهش نیاز دارن، عمیق تر فکر کنین.

گزارش بازخورد (Feedback Report)

گزارش دوم، گزارش بازخورد نامیده می شه. این گزارش، خلاصه ای از «خبره های خوب» و «خبره های بد» طبق وضعیت شاخصای کارکنان شماس. در این گزارش فاکتورهایی که زیر محدوده غیرقابل قبول در وضعیت قرار گرفتن و فاکتورهایی که بالاتر از سطح رضایت بخش قرار دارن، نشون داده می شه. فاکتورهایی که بین این دو سطح قرار میگیره، در محدوده قابل قبول درنظرگرفته می شه.

در این گزارش هم تعداد دوره های زمانی در یک ردیف نشون داده می شه که در اونا، اون عامل بهتر از سطح هدفِ رضایت بخش یا بدتر از سطح هدفِ کمه کم/بیشترین حد بوده. با یک نگاه می تونین بازخورد کارکرد اونا رو مشاهده کنین. سعی کنین واسه هر یک از کارکنان خود گزارش بازخوردی تهیه کنین. به هر یک از عوامل در گزارش متمرکز اونا نگاه کنین و وضعیت اونا رو با هدفایی که واسه اونا تعیین کردین، مقایسه کنین. توجه کنین که اونا بهتر از سطح هدف رضایت بخش هستن یا بدتر از سطح هدف کمه کم/بیشترین حد. باید توجه کنین که این عامل چند بار در یک ردیف، بهتر از سطح هدف رضایت بخش یا بدتر از سطح هدف کمه کم/بیشترین حد بوده.

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   هنگام اتفاق زلزله چه کنیم؛ نکاتی واسه آمادگی قبل از زلزله و کاهش آسیب های پس از زلزله 

گزارش مدیریت (Management Report)

معرفی شکل های مختلف گزارش مدیریتی و اثر اونا در آزمایش کارکرد کارکنان سازمان  آموزشی

شما به عنوان مدیر باید بدونین که در هرم مسئولیت شما (از پایین به بالا و از بالا به پایین) چه اتفاقاتی رخ می ده. واسه انجام این کار می تونین تک تک گزارشای تمرکز کسائی رو که به طور مستقیم یا غیرمستقیم به شما گزارش میدن، بخونین. البته این کار بسیار وقت گیر و سخته. واسه به دست آوردن اطلاعات عملکردی به روش هایی مفیدتر، گزارش سومی هست که بهش گزارش مدیریت گفته می شه. این گزارش، شامل مرور سریع نکات برجسته ی گزارشای بازخورد همه افراد در هرم مسئولیت شماس، چه کسائی که مستقیما به شما گزارش میدن و چه کسائی که به طور غیرمستقیم به شما گزارش میدن.

در این گزارش از راه و روش «مدیریت با استثنا» استفاده می شه. ولی مدیریت با استثنا چه معنایی داره؟ در این راه و روش در گزارش به افرادی که کارکرد اونا در محدوده قابل قبول قرار میگیره، اشاره ای نمی شه. چون کارکرد اونا رضایت بخشه و احتیاجی نیس که به کارکرد هر کدوم از اونا بدین. ولی افرادی که بهترین کارکرد رو دارن یا کسائی که با مشکلاتی روبرو هستن در گزارش اشاره می شن. درواقع در این گزارش، شما به دنبال استثناهایی در هر دو انتهای طیف کارکرد کارکنان هستین. البته گنجاندن تموم استثناها در گزارش مدیریت، موجب شلوغ شدن این گزارش و کاهش اثر اون می شه. پس در سیستم گزارش دهی از طرح زیاد (escalation scheme) واسه تعیین اینکه کدوم استثناها باید به شکل ای روبه بالا گزارش داده شن، استفاده می شه.

طبق قانون تشدیدی (escalation rule) که قابل تنظیم و تغییره، استثناهای مثبت و منفی زمانی به سطوح بالاتر می رن که تکرار شن. قانونی که ما پیشنهاد می کنیم اینه که درصورت وجود دو یا چند استثنا پشت سر هم بدتر از سطح کمه کم/بیشترین حد یا بالاتر از سطح رضایت بخش، به سطح بالاتر و بعدی بریم. سرعت رفتن به سطوح بالاتر هم به اهمیت عامل دلخواه بستگی داره. در بعضی از عوامل می تونیم به سرعت و پس از ۳ استثنا پشت سر هم، به بالا و سطح بعدی بریم و درمورد بعضی عوامل هم این حرکت روبه بالا آهسته تره.

واسه توضیح منطق موجود پشت قانون زیاد این مثال رو در نظر بگیرین: سرپرستی که با مشکلی در مورد بازده روبرو شده، زمان کوتاهی واسه حل کردن این مشکل داره. اگه اون نتونه مشکل ایجاد شده رو حل کنه، مسئله به سطح بالاتر آگاهی داده می شه. رئیس اونم مدت زمان مشخصی فرصت داره تا واسه حل مشکل بهش کمک کنه. اگه مشکل ادامه پیدا کنه، به سطح بالاتر اخطار داده می شه و این روند رو به بالا ادامه پیدا می کنه. اگه مشکل ایجاد شده جدی باشه و هیچکی راه حل اونو نداند، بالاترین فرد در سازمان در جریان قرار میگیره. در این حالت، به احتمال زیاد مشکل به وجودآمده مسئله ای سیستماتیک و خارج از کنترل سرپرستیه که به دلیل اون مورد سرزنش قرار گرفته. وقتی این مشکل در گزارش مدیریت شما ظاهر می شه، میدونید که همه واسه حل کردن اون سعی کردن و حالا شما به عنوان مدیر عامل سازمان باید دخالت کنین و اونو حل کنین.

ضمنا، با استفاده از این گزارش می تونین از اخبار خوب آگاهی پیدا کنین، چون در گزارش مدیریت، کارکرد کارکنان روشن و شفافه و کارکرد عالی هم به سطوح بالاتر گزارش داده می شه و کارکنان مناسب شناسایی می شن.



۱۹

جلسات کاری رو تبدیل به وسیله موفقیت خود کنین


۳

دسته‌ها: آموزشی

دیدگاهتان را بنویسید